Signature e-mail Google Workspace pour tous les utilisateurs : 3 méthodes

Pour mettre la même signature e-mail à tous les utilisateurs de Google Workspace, vous avez trois options. La console d'administration peut ajouter un pied de page à tous les messages sortants. Un script qui passe par l'API Gmail peut écrire une signature dans les réglages de chaque compte. Un outil relié à votre annuaire peut générer et tenir à jour la signature de chacun. Le pied de page est gratuit et rapide, mais c'est un texte fixe que l'expéditeur ne voit pas. Le script demande des compétences techniques. L'outil est la seule option qui donne une signature personnelle, visible et à jour sans travail manuel.

Vous gérez Google Workspace ? Brandesk écrit la signature de chaque collaborateur directement dans Gmail, alias compris, et la met à jour quand l'annuaire change. Essai gratuit 14 jours, sans carte bancaire.

Ce guide compare les trois méthodes. Si vous cherchez seulement à régler votre propre signature, lisez plutôt notre guide signature Gmail avec logo.

Pourquoi c'est compliqué dans Google Workspace ?

Dans Gmail, la signature est un réglage personnel. Chaque utilisateur la crée dans ses paramètres, et l'administrateur n'a pas de bouton pour imposer un modèle commun avec le nom et le poste de chacun.

Résultat, chacun fait à sa façon. Les logos n'ont pas la même taille, les postes ne sont plus à jour et les nouveaux arrivants copient la signature d'un collègue, avec ses erreurs. Notre guide pour harmoniser les signatures e-mail de l'entreprise détaille ces problèmes et la démarche pour les régler.

Pour aller plus loin que les réglages de chacun, il faut passer par l'une des trois méthodes ci-dessous.

Méthode 1 : le pied de page de la console d'administration

C'est la solution intégrée à Google Workspace. Elle se règle en quelques minutes par un administrateur qui a le droit de gérer les paramètres Gmail.

Où la trouver. Dans la console d'administration Google, ouvrez Applications, puis Google Workspace, puis Gmail, puis Conformité. Descendez jusqu'au paramètre Ajouter un pied de page et cliquez sur Configurer.

Ce que vous saisissez. Un nom pour la règle, puis le texte du pied de page, avec les outils de mise en forme. Vous pouvez y ajouter une image. Google conseille une image de 70 à 100 px de haut et de 300 à 400 px de large.

À qui il s'applique. Par défaut, le pied de page n'est ajouté qu'aux messages envoyés à l'extérieur de l'organisation. Une case permet de l'ajouter aussi aux messages internes. Vous pouvez choisir une unité organisationnelle pour ne viser qu'une partie des utilisateurs.

Google précise que la modification peut prendre jusqu'à 24 heures. Toutes les étapes sont dans l'aide Google Workspace sur les signatures des utilisateurs.

Ses limites. Le texte est le même pour tout le monde : il ne reprend ni le nom, ni le poste, ni le téléphone de chaque personne. L'utilisateur ne le voit pas quand il écrit son message. Il ne peut ni le modifier ni le supprimer. Cette méthode convient très bien pour une mention légale ou un avertissement de confidentialité. Elle ne remplace pas une vraie signature.

Méthode 2 : un script avec l'API Gmail

L'API Gmail permet d'écrire une signature dans les réglages d'un utilisateur. C'est la piste que Google indique aux administrateurs qui veulent appliquer la même signature à tout le monde.

Le principe. Un développeur crée un compte de service dans Google Cloud. Un super administrateur lui accorde la délégation au niveau du domaine dans la console d'administration. Le script parcourt ensuite la liste des utilisateurs et écrit la signature de chacun, avec ses propres informations, grâce à la méthode users.settings.sendAs de l'API.

Le résultat. La signature apparaît dans la fenêtre de rédaction, comme une signature créée à la main. L'utilisateur la voit et peut la modifier s'il le souhaite. Les alias et les autres adresses d'envoi doivent être traités un par un dans le script.

Ses limites. Il faut savoir coder et maintenir le script. Il faut aussi le relancer à chaque arrivée, chaque changement de poste et chaque nouveau modèle. Gmail nettoie le code HTML de la signature à l'enregistrement, et la signature ne peut pas dépasser 10 000 caractères. Enfin, rien n'empêche un utilisateur de modifier sa signature après le passage du script.

Méthode 3 : un outil relié à Google Workspace

Un outil de gestion des signatures automatise ce que fait le script, sans code à écrire. Google le signale lui-même : pour une grande organisation, des applications du Google Workspace Marketplace aident à gérer les signatures.

Le principe. Un super administrateur autorise l'outil une fois dans la console d'administration. L'outil lit l'annuaire, applique le modèle choisi par l'entreprise et écrit la signature de chaque utilisateur dans Gmail.

Le résultat. Chaque personne a une signature à son nom, visible quand elle écrit. Quand une fiche change dans l'annuaire, la signature suit. Un nouvel arrivant reçoit la sienne sans demander.

Ses limites. C'est un abonnement payant. Il faut aussi accepter de donner à l'outil des droits sur les réglages Gmail, ce qui se vérifie avant de choisir.

Quelle méthode choisir ?

Vous voulez seulement une mention légale sous chaque e-mail externe. Le pied de page de la console suffit. Pour savoir quoi y mettre, voyez notre guide sur les mentions obligatoires dans une signature e-mail.

Vous avez un développeur et peu de mouvements dans l'équipe. Un script avec l'API Gmail peut faire l'affaire, à condition de le relancer régulièrement.

Vous voulez une signature personnelle pour chacun, à jour sans effort. Un outil relié à Google Workspace est la seule méthode qui reste fiable dans le temps.

Votre entreprise utilise Microsoft 365 et pas Google ? Les options ne sont pas les mêmes. Notre guide sur la signature e-mail centralisée sous Microsoft 365 les compare.

Ce que fait Brandesk avec Google Workspace

La signature Gmail de Brandesk suit la troisième méthode. Un super administrateur ajoute l'identifiant client et les champs d'application indiqués dans Brandesk, dans la console d'administration Google. Il n'y a aucune clé à fournir et aucune extension à installer.

Brandesk lit l'annuaire en lecture seule, utilisateurs et groupes, et importe les photos. La signature est écrite dans les réglages Gmail de chaque collaborateur, pour chaque adresse d'envoi vérifiée, alias compris. Un alias ajouté plus tard est signé la nuit suivante.

Les changements de l'annuaire sont appliqués en quelques minutes, et une synchronisation complète a lieu toutes les heures. Vous pouvez limiter le périmètre à une unité organisationnelle. Un utilisateur suspendu ou archivé est désactivé partout dans Brandesk.

Le design est verrouillé avec votre charte. Publier une nouvelle version redéploie automatiquement les signatures concernées, et les bannières de campagne apparaissent puis disparaissent aux dates prévues. L'offre Signature coûte 1,45 € HT par collaborateur actif et par mois, ou 1,15 € en facturation annuelle.

Questions fréquentes

Peut-on imposer une signature Gmail sans outil externe ?

En partie. Le pied de page de la console d'administration s'ajoute à tous les messages sortants, mais c'est un texte identique pour tout le monde. Pour une signature au nom de chacun, il faut un script avec l'API Gmail ou un outil dédié.

Les utilisateurs voient-ils le pied de page ajouté par l'administrateur ?

Non. Il est ajouté au moment de l'envoi. L'utilisateur ne le voit pas en écrivant et ne peut pas le retirer.

La signature fonctionne-t-elle aussi avec les alias ?

Chaque adresse d'envoi a sa propre signature dans Gmail. Avec un script, il faut écrire la signature sur chaque alias. Avec Brandesk, chaque adresse vérifiée reçoit la signature, alias compris.

Peut-on avoir une signature de réponse plus courte dans Gmail ?

Non. Gmail n'accepte qu'une signature par adresse. La signature de réponse plus courte n'existe que dans Outlook.