Quelles mentions obligatoires dans une signature e-mail d'entreprise ?

Aucune loi française n'oblige une entreprise à avoir une signature e-mail. En revanche, le code de commerce impose à toute société immatriculée d'indiquer certaines informations sur ses correspondances, et l'administration range les e-mails commerciaux parmi ses documents commerciaux. Pour une société inscrite au RCS, un e-mail envoyé à un client ou à un partenaire doit donc indiquer la dénomination sociale, la forme juridique, le capital social (SARL, SAS, SA), le numéro SIREN suivi de la mention RCS et de la ville du greffe, et l'adresse du siège. La signature est simplement l'endroit le plus pratique pour les afficher.

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Une signature e-mail est-elle obligatoire ?

Non. Aucun texte ne parle de « signature e-mail ». Les règles portent sur les documents et les correspondances de l'entreprise.

Deux articles du code de commerce sont à connaître :

• L'article R123-237 vise les factures, notes de commande, tarifs, documents publicitaires, « ainsi que toutes correspondances et tous récépissés » concernant l'activité.
• L'article R123-238 vise les actes et documents de la société destinés aux tiers, « notamment les lettres, factures, annonces et publications diverses ».

Ces textes ne citent pas l'e-mail mot pour mot. Mais la fiche officielle sur les documents commerciaux d'une société mentionne expressément les « courriers (papier ou emails commerciaux) » parmi les documents qui doivent porter des mentions obligatoires.

L'obligation porte donc sur le message, pas sur la signature. Mettre les mentions dans la signature est seulement le moyen le plus fiable de ne jamais les oublier, puisqu'elle s'ajoute à chaque envoi.

Quelles mentions sont obligatoires sur les e-mails d'une société ?

Pour une société immatriculée au registre du commerce et des sociétés, les deux articles cités imposent :

• la dénomination sociale, c'est-à-dire le nom officiel de la société, pas seulement la marque ;
• la forme juridique, juste avant ou juste après ce nom : SARL, SAS, SA, SNC, etc. ;
• le montant du capital social pour les SARL et les sociétés par actions (SA, SAS, SCA, SE). Pour les sociétés par actions, il peut être arrondi à l'euro inférieur ;
• le numéro SIREN ;
• la mention RCS suivie de la ville du greffe où la société est immatriculée ;
• l'adresse du siège social.

Certaines mentions ne s'ajoutent que dans des cas précis : une société en liquidation doit l'indiquer, un locataire-gérant ou un gérant-mandataire doit préciser cette qualité, et une société commerciale dont le siège est à l'étranger indique aussi sa dénomination, sa forme et son numéro d'immatriculation dans son pays.

Voici à quoi peut ressembler la ligne légale d'une SAS (exemple fictif) :

Lumen & Co, SAS au capital de 10 000 €. Siège social : 1 rue de l'Exemple, 69000 Lyon. 000 000 000 RCS Lyon.

Une ligne suffit. L'article R123-237 punit l'oubli de ces mentions de l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe.

Et pour un entrepreneur individuel ou un micro-entrepreneur ?

Un micro-entrepreneur est un entrepreneur individuel. S'il est immatriculé, l'article R123-237 lui demande d'utiliser, pour son activité, une dénomination qui contient son nom, précédée ou suivie des mots « entrepreneur individuel » ou des initiales « EI ». Les autres mentions de l'article, comme le numéro SIREN, s'appliquent aussi. Pour les activités artisanales, des règles proches figurent dans le code de l'artisanat, et la fiche du service public cite l'immatriculation au RNE.

Qu'est-ce qui reste facultatif dans une signature ?

Tout ce qui sert à joindre la personne : nom, poste, téléphone, logo, photo, réseaux sociaux. C'est utile, c'est même l'essentiel d'une bonne signature, mais les textes cités plus haut ne l'imposent pas. Notre guide que mettre dans une signature e-mail professionnelle détaille ces éléments.

Quelques points reviennent souvent :

• Le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire sur les factures. Il ne figure pas dans la liste des articles R123-237 et R123-238 pour les correspondances. Vous pouvez l'ajouter, mais ces textes ne l'exigent pas.
• L'avertissement de confidentialité en bas des e-mails n'est imposé par aucun de ces textes. Si vous en gardez un, faites-le court.
• La photo du collaborateur est un choix de l'entreprise. Demandez l'accord de chaque personne avant de l'afficher.

Attention aux professions réglementées (avocats, experts-comptables, professions de santé…) : elles peuvent avoir leurs propres règles de communication. Vérifiez auprès de votre ordre ou de votre organisme professionnel.

Une bannière ou un e-mail de prospection changent-ils quelque chose ?

Oui, car le message n'est plus seulement une correspondance.

Une bannière qui affiche un prix ou une offre devient un support publicitaire. Les règles d'affichage des prix s'appliquent alors, comme pour toute publicité. Pour bien la préparer, voyez notre guide sur la bannière de signature e-mail pour vos campagnes.

Un e-mail de prospection suit en plus les règles de la CNIL. Selon sa page sur la prospection commerciale par courrier électronique, chaque sollicitation doit permettre d'identifier l'organisme qui l'envoie et offrir un moyen simple de refuser les prochains envois. Les particuliers doivent avoir donné leur accord avant, sauf exceptions. Les professionnels doivent avoir été informés et pouvoir s'y opposer. La signature aide pour l'identification, mais elle ne remplace pas le moyen de se désinscrire.

Comment afficher ces mentions sans alourdir la signature ?

• Une seule ligne, sous les coordonnées, dans une taille plus petite mais lisible.
• En texte, jamais dans une image. Une image peut être bloquée par la messagerie du destinataire, et le texte qu'elle contient n'est pas lisible par tous.
• La bonne entité pour chaque collaborateur. Dans un groupe, chaque société a son propre SIREN, son capital et son siège. L'erreur classique consiste à copier la ligne de la maison mère pour tout le monde.
• La même ligne dans la signature de réponse. Une version plus courte pour les échanges en cours est pratique, mais gardez-y la ligne légale.
• Une mise à jour à chaque changement de siège, de capital ou de forme juridique.

Par prudence, ne remplacez pas ces mentions par un simple lien vers la page « mentions légales » de votre site. Le texte demande de les indiquer sur la correspondance elle-même.

Comment garder les mentions à jour pour toute l'équipe ?

Tant que chacun copie sa signature à la main, la ligne légale vieillit mal : ancien siège, capital d'avant l'augmentation, mauvaise filiale. Le plus sûr est de la gérer à un seul endroit.

Avec Brandesk, la signature e-mail d'entreprise est générée à partir de votre annuaire Google Workspace ou Microsoft 365. Les mentions légales sont définies par entité juridique et par langue, et les règles d'attribution donnent à chaque collaborateur celles de sa filiale. La charte est verrouillée : les collaborateurs ne peuvent pas modifier le design de leur signature. Quand vous modifiez une mention, toutes les signatures concernées suivent, dans Gmail comme dans Outlook. Et quand un collaborateur quitte l'entreprise, sa signature est désactivée automatiquement.

Pour la méthode complète, de l'inventaire au déploiement, lisez notre guide pour harmoniser les signatures e-mail de l'entreprise.

Questions fréquentes

Le numéro de TVA intracommunautaire est-il obligatoire dans une signature e-mail ?

Non. Il est obligatoire sur les factures, mais les articles R123-237 et R123-238, qui fixent les mentions des correspondances, ne le citent pas.

Que risque une société qui oublie les mentions obligatoires ?

L'article R123-237 du code de commerce prévoit l'amende des contraventions de 4e classe en cas d'oubli des mentions qu'il liste.

Peut-on mettre les mentions légales dans une image ?

Mieux vaut éviter. Si la messagerie bloque les images, les mentions disparaissent. Écrivez-les en texte.

Un avertissement de confidentialité est-il obligatoire ?

Non. Aucun des textes qui fixent les mentions des correspondances ne l'impose.