Formule de politesse en fin de mail professionnel : laquelle choisir ?

La bonne formule de politesse en fin de mail professionnel dépend de votre destinataire et du niveau de formalité de l'échange. Pour un client ou un premier contact, une formule comme « Salutations distinguées » ou « Je vous prie d'agréer, Madame, mes salutations distinguées » reste sûre. Avec un collègue que vous connaissez bien, une formule brève comme « Bonne journée » ou « Merci de votre aide » suffit.

Qu'est-ce qu'une formule de politesse en fin de mail ?

Une formule de politesse de fin de mail, aussi appelée formule de salutation, est la phrase courte qui clôt le message, juste avant le nom de l'expéditeur. Elle marque la fin de l'échange et donne le ton de la relation.

Selon la Banque de dépannage linguistique de l'Office québécois de la langue française, cette formule doit être adaptée au contexte et à la relation avec le destinataire. Sa présence est jugée essentielle, par courtoisie, mais aussi pour personnaliser le message et renforcer son caractère professionnel.

Un mail professionnel suit donc presque toujours le même ordre : une formule d'appel (« Bonjour Madame », « Bonjour Paul »), le corps du message, la formule de politesse, puis le nom et les coordonnées.

Quelle formule de politesse choisir selon le destinataire ?

Le choix de la formule de politesse dans un mail professionnel tient surtout à deux critères : votre relation avec cette personne, et le caractère plus ou moins officiel de l'échange.

Pour un client ou un prospect

Avec un client, restez sobre et courtois. Les formules « Salutations distinguées », « Meilleures salutations » ou « Bien à vous » conviennent à la plupart des échanges. Pour une relation d'affaires, l'OQLF propose aussi la fin de phrase « mes plus cordiales salutations » ou « mes salutations distinguées » dans une formule longue.

Exemple fictif : « Je reste disponible pour en parler au 01 23 45 67 89. Meilleures salutations, Claire Martin, Lumen & Co. »

Pour un collègue

Avec un collègue proche, une formule brève et naturelle suffit. « Bonne journée », « Merci de ton retour » ou « À bientôt » sont courants en interne. Si vous vouvoyez ce collègue, gardez une formule cohérente avec ce vouvoiement, par exemple « Merci de votre aide ».

Pour la direction ou une personne en situation d'autorité

Plus la personne est haut placée, plus la formule doit marquer de considération. Selon l'OQLF, on peut conclure par « l'expression de ma considération respectueuse » ou « l'assurance de ma considération distinguée ». Pour un dirigeant que vous croisez tous les jours, une formule brève comme « Salutations respectueuses » reste correcte.

Pour un inconnu ou un premier échange

Pour un premier mail à une personne que vous ne connaissez pas, la formule longue est un choix prudent. L'OQLF indique qu'elle est tout à fait acceptable dans un courriel, surtout dans un premier échange ou une communication officielle. Si vous ne savez pas comment la personne souhaite être désignée, évitez « Madame » ou « Monsieur » et ouvrez simplement par « Bonjour ».

Formule courte ou formule longue : comment terminer un mail ?

Les formules brèves

Les formules brèves sont les plus utilisées en fin de mail. Elles se terminent par une virgule, et parfois par un point, surtout avec « merci ». L'OQLF cite notamment :

• Salutations distinguées,
• Meilleures salutations,
• Respectueusement,
• Bonne journée,
• Au plaisir de vous voir,
• Merci de votre collaboration.

L'OQLF classe « Cordialement » et « Amicalement » parmi les formules à caractère plus personnel. Si vous employez « Cordialement », mieux vaut le réserver aux échanges déjà engagés.

Les formules longues

Une formule longue est une phrase complète qui reprend la formule d'appel entre virgules et se termine par un point. Par exemple : « Je vous prie d'agréer, Madame la Directrice, mes salutations distinguées. »

L'OQLF classe les verbes d'introduction par ordre croissant de déférence :

1. Recevez, ou Agréez.
2. Veuillez recevoir, ou Veuillez agréer.
3. Je vous prie de recevoir, ou Je vous prie d'agréer.

Quelles erreurs éviter dans une formule de politesse ?

Certaines formules très répandues sont en réalité incorrectes. Voici les plus fréquentes, selon les sources de référence.

• « L'expression de mes salutations ». Selon l'OQLF, on exprime des sentiments, pas des salutations. Écrivez « Agréez mes salutations distinguées » ou « Agréez l'expression de mes sentiments distingués ».
• Le participe présent mal construit. « Espérant une réponse favorable, veuillez agréer » est fautif, car le sujet change. Écrivez « Espérant une réponse favorable, je vous prie d'agréer mes salutations distinguées ».
• Les sentiments dans un mail professionnel. L'OQLF réserve « mes sentiments les meilleurs » à la correspondance personnelle et conseille plutôt « salutations », « considération » ou « respect ».
• « Meilleurs messages ». L'Académie française déconseille ce calque de l'anglais et rappelle que le français a assez de formules correctes.
• « Cher » avec un inconnu. L'OQLF réserve « cher » ou « chère » aux personnes que l'on connaît très bien.

Point de vigilance : la formule de politesse doit rester cohérente avec la formule d'appel. Un mail qui commence par « Salut Paul » et finit par « Je vous prie d'agréer l'assurance de ma considération distinguée » sonne faux.

Où s'arrête la formule de politesse et où commence la signature ?

La Banque de dépannage linguistique décrit l'ordre attendu : le courriel se termine par une formule de salutation, suivie du nom et des coordonnées du signataire.

La formule de politesse appartient au message, la signature appartient à l'expéditeur. La formule change selon le destinataire, alors que la signature reste la même dans tous vos mails. Pour bien séparer les deux, suivez cet ordre :

1. Écrivez la formule de politesse à la fin de votre texte, adaptée à ce destinataire précis.
2. Laissez une ligne vide après la formule.
3. Placez ensuite votre signature : prénom et nom, fonction, entreprise, téléphone et site web.

Exemple fictif : « Bien à vous, » puis une ligne vide, puis « Claire Martin, Responsable commerciale, Lumen & Co, 01 23 45 67 89 ».

Évitez d'intégrer une formule fixe comme « Cordialement » dans votre signature automatique. Elle s'ajouterait à tous vos mails, y compris ceux où une autre formule serait plus juste. Pour savoir quoi mettre dans le bloc qui suit la formule, consultez notre guide sur ce qu'il faut mettre dans une signature e-mail professionnelle.

En fin d'année, vous pouvez remplacer la formule habituelle par un vœu, comme « Belles fêtes de fin d'année ». Notre guide sur la signature mail pour les fêtes explique comment adapter aussi la signature à cette période.

En résumé

La formule de politesse en fin de mail professionnel se choisit selon le destinataire : sobre avec un client, simple avec un collègue, plus déférente avec la direction ou un inconnu. Les formules brèves se terminent par une virgule, les formules longues reprennent la formule d'appel et se terminent par un point. Évitez « l'expression de mes salutations », « meilleurs messages » et les sentiments dans un cadre professionnel. La formule appartient au message et précède la signature, que Brandesk permet de garder identique pour toute l'équipe grâce à un modèle unique au design verrouillé.