Comment créer, modifier et ajouter automatiquement une signature dans Outlook ?

Pour créer une signature dans Outlook, commencez par repérer la version que vous utilisez : le menu n'est pas au même endroit dans le nouvel Outlook, dans Outlook classique, sur Mac ou sur téléphone. Ensuite, la démarche est toujours la même : créer la signature, la choisir par défaut pour qu'elle s'ajoute toute seule, puis vérifier dans un nouveau message.

Quelle version d'Outlook utilisez-vous ?

Outlook existe en plusieurs versions, qui ont chacune leurs propres réglages de signature :

• Outlook sur le web : vous lisez vos e-mails dans le navigateur, sur outlook.office.com ou outlook.com.
• Le nouvel Outlook pour Windows : une application de bureau dont l'interface reprend celle du web. Son ruban n'a pas d'onglet Fichier.
• Outlook classique pour Windows : le ruban commence par l'onglet Fichier.
• Outlook pour Mac, et l'application Outlook pour iPhone et Android.

Le nouvel Outlook et Outlook sur le web partagent la même interface : les étapes sont identiques. Si vous utilisez plusieurs versions, au bureau et en déplacement par exemple, faites le réglage dans chacune d'elles.

Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web

1. Cliquez sur la roue dentée Paramètres, en haut à droite.
2. Ouvrez Comptes, puis Signatures.
3. Cliquez sur Nouvelle signature et donnez-lui un nom parlant, par exemple « Complète » ou « Réponses ».
4. Rédigez la signature dans l'éditeur. Sa barre d'outils permet de mettre le texte en forme, d'ajouter un lien ou une image.
5. Enregistrez.

Pour que la signature s'ajoute automatiquement, restez sur la même page : dans la partie consacrée aux signatures par défaut, choisissez-la pour les nouveaux messages, puis pour les réponses et transferts, et enregistrez à nouveau.

Beaucoup d'entreprises utilisent deux signatures : une complète pour les nouveaux messages, une plus courte (nom, poste, téléphone) pour les réponses, pour ne pas alourdir les échanges. Pour changer de signature dans un message en cours, ouvrez l'onglet Insérer, puis Signature, et choisissez celle qui convient.

Dans Outlook classique pour Windows

1. Ouvrez Fichier, puis Options, puis Courrier.
2. Cliquez sur Signatures. Le même écran s'ouvre depuis un nouveau message, avec le bouton Signature du ruban.
3. Cliquez sur Nouveau, nommez la signature, puis rédigez-la dans la zone de modification.
4. À droite, sous Choisir la signature par défaut, sélectionnez d'abord le compte de messagerie, puis la signature à utiliser pour les nouveaux messages et celle des réponses et transferts.
5. Validez avec OK.

La signature s'ajoute alors à chaque message. Si vous envoyez depuis plusieurs adresses (un second compte, une boîte partagée), refaites le choix pour chacune : une signature par défaut est liée à un compte.

Votre signature apparaît dans les nouveaux messages, mais pas quand vous répondez ? Le choix pour les réponses et transferts est sans doute resté sur « (aucune) ». C'est la cause la plus fréquente : notre guide signature Outlook qui ne s'affiche pas passe en revue les autres.

Sur Mac et sur téléphone

Dans Outlook pour Mac, ouvrez le menu Outlook, puis Réglages (ou Préférences sur les anciennes versions de macOS), puis Signatures. Créez une signature avec le bouton +, rédigez-la, puis choisissez-la par défaut pour chaque compte, pour les nouveaux messages comme pour les réponses et transferts.

Dans l'application Outlook pour iPhone et Android, la signature se règle à part, dans les paramètres de l'application, rubrique Signature. Elle ne reprend pas celle de votre ordinateur. L'éditeur est très simple : du texte, sans mise en page élaborée. Par défaut, l'application ajoute une mention qui fait sa propre promotion : remplacez-la par l'essentiel, c'est-à-dire votre nom, votre poste, votre entreprise et votre téléphone.

Modifier ou supprimer une signature

Pour modifier une signature, revenez au même endroit que pour la créer, sélectionnez-la, corrigez-la et enregistrez. Quelques points à connaître :

• Les e-mails déjà envoyés ne changent pas. Un brouillon déjà ouvert garde aussi l'ancienne version : réinsérez la signature ou recommencez le message.
• Chaque version d'Outlook a ses réglages. Une modification faite sur le web n'apparaît pas toujours dans l'application de bureau, et inversement. Vérifiez dans chaque version que vous utilisez, et n'oubliez pas le téléphone.
• Pour supprimer une signature, sélectionnez-la et utilisez le bouton de suppression. Vérifiez ensuite que la signature par défaut n'est pas restée vide par erreur.
• Évitez le copier-coller depuis Word ou un site. La mise en forme cachée qui vient avec le texte décale les lignes et change les polices. Collez le texte sans mise en forme, puis ajoutez le gras et les liens dans l'éditeur d'Outlook.
• Un petit logo, pas une signature en image. Si toute la signature est une image, elle disparaît chez les destinataires qui bloquent les images. Gardez le nom, le poste et le téléphone en texte, et un logo léger à côté.

Une même signature pour toute l'équipe

Tous ces réglages sont personnels : chaque collaborateur crée sa propre signature, dans chaque version d'Outlook qu'il utilise. Dans une équipe, les variantes apparaissent vite : ancien logo, poste qui n'est plus le bon, numéro oublié. Et chaque changement de charte ou de mentions oblige tout le monde à recommencer.

Côté Microsoft 365, l'administrateur dispose de plusieurs méthodes. Une règle de flux de messagerie Exchange ajoute un texte aux e-mails au moment de l'envoi, mais l'expéditeur ne le voit pas en écrivant, et il se place en bas de la conversation plutôt que sous la réponse. Un complément Outlook, lui, insère la signature pendant la rédaction, à partir de l'annuaire de l'entreprise. Notre guide pour déployer la même signature Outlook pour tous les collaborateurs détaille la démarche et les points de vigilance.

En résumé

Dans le nouvel Outlook et sur le web, les signatures se règlent dans Paramètres, Comptes, Signatures ; dans Outlook classique, dans Fichier, Options, Courrier, Signatures ; sur Mac, dans les réglages d'Outlook ; sur téléphone, dans les paramètres de l'application. Une signature ne s'ajoute automatiquement que si elle est choisie par défaut, pour les nouveaux messages comme pour les réponses, et pour chaque compte. Ces réglages restent individuels, ce qui devient vite difficile à tenir à l'échelle d'une équipe. Brandesk génère les signatures depuis l'annuaire Microsoft 365 et les insère automatiquement dans Outlook grâce à un complément que l'administrateur déploie une seule fois.