Cómo poner, cambiar y automatizar tu firma en Outlook

Para poner una firma en Outlook, primero identifica qué versión usas: el menú no está en el mismo sitio en el nuevo Outlook, en Outlook clásico, en Mac o en el móvil. Después, el proceso es siempre el mismo: crear la firma, elegirla como predeterminada para que se añada sola y comprobarla en un mensaje nuevo.

¿Qué versión de Outlook usas?

Outlook existe en varias versiones, y cada una tiene sus propios ajustes de firma:

• Outlook en la web: lees tu correo en el navegador, en outlook.office.com u outlook.com.
• El nuevo Outlook para Windows: una aplicación de escritorio con la misma interfaz que la versión web. Su cinta no tiene pestaña Archivo.
• Outlook clásico para Windows: la cinta empieza por la pestaña Archivo.
• Outlook para Mac y la app de Outlook para iPhone y Android.

El nuevo Outlook y Outlook en la web comparten interfaz, así que los pasos son idénticos. Si usas varias versiones, en la oficina y fuera de ella por ejemplo, configura la firma en cada una.

En el nuevo Outlook y en Outlook en la web

1. Haz clic en la rueda dentada de Configuración, arriba a la derecha.
2. Abre Cuentas y luego Firmas.
3. Haz clic en Nueva firma y ponle un nombre claro, por ejemplo «Completa» o «Respuestas».
4. Escribe la firma en el editor. Su barra de herramientas te permite dar formato al texto y añadir un enlace o una imagen.
5. Guarda.

Para que la firma se añada automáticamente, quédate en la misma página: en la parte de firmas predeterminadas, elígela para los mensajes nuevos y para las respuestas y reenvíos, y vuelve a guardar.

Muchas empresas usan dos firmas: una completa para los mensajes nuevos y otra más corta (nombre, cargo, teléfono) para las respuestas, para que las conversaciones largas sigan siendo legibles. Para cambiar de firma en un mensaje que estás escribiendo, abre la pestaña Insertar, luego Firma, y elige la que necesites.

En Outlook clásico para Windows

1. Abre Archivo, luego Opciones y Correo.
2. Haz clic en Firmas. También llegas a la misma ventana desde un mensaje nuevo, con el botón Firma de la cinta.
3. Haz clic en Nueva, ponle nombre a la firma y escríbela en el cuadro de edición.
4. A la derecha, en Elegir firma predeterminada, selecciona primero la cuenta de correo y luego la firma para los mensajes nuevos y la de las respuestas y reenvíos.
5. Confirma con Aceptar.

A partir de ahí, la firma se añade a cada mensaje. Si envías desde varias direcciones, como una segunda cuenta o un buzón compartido, repite la elección para cada una: una firma predeterminada pertenece a una cuenta.

¿Tu firma aparece en los mensajes nuevos pero no cuando respondes? Seguramente la opción de respuestas y reenvíos se ha quedado en «(ninguna)». Es, con diferencia, la causa más habitual.

En Mac y en el móvil

En Outlook para Mac, abre el menú Outlook, luego Configuración (o Preferencias en versiones antiguas de macOS) y Firmas. Crea una firma con el botón +, escríbela y elígela como predeterminada para cada cuenta, tanto para mensajes nuevos como para respuestas y reenvíos.

En la app de Outlook para iPhone y Android, la firma se configura aparte, en los ajustes de la app, en el apartado Firma. No usa la de tu ordenador. El editor es muy básico: texto, sin maquetación elaborada. Por defecto, la app añade una línea que se promociona a sí misma: sustitúyela por lo esencial, es decir, tu nombre, tu cargo, tu empresa y tu teléfono.

Cómo cambiar o eliminar una firma

Para cambiar una firma, vuelve al mismo sitio donde la creaste, selecciónala, corrígela y guarda. Ten en cuenta lo siguiente:

• Los correos ya enviados no cambian. Un borrador que ya tienes abierto también conserva la versión antigua: vuelve a insertar la firma o empieza el mensaje de nuevo.
• Cada versión de Outlook tiene sus ajustes. Un cambio hecho en la web no siempre aparece en la aplicación de escritorio, y al revés. Revisa cada versión que uses y no te olvides del móvil.
• Para eliminar una firma, selecciónala y usa el botón de eliminar. Después comprueba que la firma predeterminada no se ha quedado vacía por error.
• Evita copiar desde Word o desde una web. El formato oculto que viene con el texto descoloca las líneas y cambia las fuentes. Pega el texto sin formato y añade la negrita y los enlaces en el editor de Outlook.
• Un logo pequeño, no una firma hecha con una sola imagen. Si toda la firma es una imagen, desaparece para quienes bloquean las imágenes. Mantén tu nombre, cargo y teléfono como texto. Para saber qué incluir, consulta nuestra guía sobre qué poner en una firma de correo profesional.

Una misma firma para todo el equipo

Todos estos ajustes son personales: cada persona crea su propia firma, en cada versión de Outlook que usa. En un equipo aparecen enseguida variantes: el logo antiguo, un cargo desactualizado, un teléfono que falta. Y cada cambio de imagen de marca o de textos legales obliga a todo el mundo a empezar de nuevo.

En Microsoft 365, el administrador tiene varias opciones. Una regla de flujo de correo de Exchange añade un texto a los correos al enviarlos, pero quien escribe no lo ve mientras redacta, y queda al final de la conversación en lugar de debajo de la respuesta. Un complemento de Outlook, en cambio, inserta la firma mientras se escribe el correo, a partir del directorio de la empresa. Nuestra guía sobre cómo desplegar la misma firma de Outlook para todos los empleados explica el proceso.

En resumen

En el nuevo Outlook y en la web, las firmas están en Configuración, Cuentas, Firmas; en Outlook clásico, en Archivo, Opciones, Correo, Firmas; en Mac, en la configuración de Outlook; en el móvil, en los ajustes de la app. Una firma solo se añade automáticamente si está elegida como predeterminada, para los mensajes nuevos y para las respuestas, y en cada cuenta. Estos ajustes siguen siendo individuales, algo que se vuelve difícil de gestionar en un equipo. Brandesk genera las firmas a partir de tu directorio de Microsoft 365 y las inserta automáticamente en Outlook mediante un complemento que el administrador despliega una sola vez.