Outlook-Signatur ändern, erstellen und automatisch einfügen: so geht's

Um eine Outlook-Signatur zu ändern oder neu zu erstellen, sollten Sie zuerst wissen, welche Outlook-Version Sie nutzen: Das Menü liegt im neuen Outlook, im klassischen Outlook, auf dem Mac und auf dem Smartphone jeweils an einer anderen Stelle. Der Ablauf ist danach immer gleich: Signatur anlegen, als Standard festlegen, damit sie automatisch erscheint, und in einer neuen Nachricht prüfen.

Welche Outlook-Version nutzen Sie?

Outlook gibt es in mehreren Versionen, und jede hat eigene Signatur-Einstellungen:

• Outlook im Web: Sie lesen Ihre E-Mails im Browser, unter outlook.office.com oder outlook.com.
• Das neue Outlook für Windows: eine Desktop-App mit der Oberfläche der Web-Version. Im Menüband gibt es keine Registerkarte „Datei“.
• Das klassische Outlook für Windows: Das Menüband beginnt mit der Registerkarte Datei.
• Outlook für Mac und die Outlook-App für iPhone und Android.

Das neue Outlook und Outlook im Web haben dieselbe Oberfläche, die Schritte sind also identisch. Wenn Sie mehrere Versionen nutzen, etwa im Büro und unterwegs, nehmen Sie die Einstellung in jeder davon vor.

Im neuen Outlook und in Outlook im Web

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad Einstellungen.
2. Öffnen Sie Konten und dann Signaturen.
3. Klicken Sie auf Neue Signatur und geben Sie ihr einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Vollständig“ oder „Antworten“.
4. Schreiben Sie die Signatur im Editor. Über die Symbolleiste formatieren Sie den Text und fügen Links oder Bilder ein.
5. Speichern Sie.

Damit die Signatur automatisch eingefügt wird, bleiben Sie auf derselben Seite: Wählen Sie im Bereich für die Standardsignaturen die Signatur für neue Nachrichten und für Antworten und Weiterleitungen aus und speichern Sie erneut.

Viele Unternehmen arbeiten mit zwei Signaturen: einer vollständigen für neue Nachrichten und einer kurzen (Name, Position, Telefon) für Antworten, damit lange Verläufe übersichtlich bleiben. Um die Signatur in einer Nachricht zu wechseln, öffnen Sie die Registerkarte Einfügen, dann Signatur, und wählen die passende aus.

Im klassischen Outlook für Windows

1. Öffnen Sie Datei, dann Optionen und E-Mail.
2. Klicken Sie auf Signaturen. Dasselbe Fenster erreichen Sie aus einer neuen Nachricht über die Schaltfläche Signatur im Menüband.
3. Klicken Sie auf Neu, benennen Sie die Signatur und bearbeiten Sie sie im unteren Feld.
4. Wählen Sie rechts unter Standardsignatur auswählen zuerst das E-Mail-Konto und dann die Signatur für neue Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen.
5. Bestätigen Sie mit OK.

Die Signatur erscheint dann in jeder Nachricht. Wenn Sie von mehreren Adressen aus senden, etwa aus einem zweiten Konto oder einem freigegebenen Postfach, wiederholen Sie die Auswahl für jede davon: Eine Standardsignatur gehört immer zu einem Konto.

Die Signatur erscheint in neuen Nachrichten, aber nicht in Antworten? Dann steht die Auswahl für Antworten und Weiterleitungen vermutlich noch auf „(ohne)“. Das ist die häufigste Ursache.

Auf dem Mac und auf dem Smartphone

In Outlook für Mac öffnen Sie das Menü Outlook, dann Einstellungen und Signaturen. Legen Sie mit + eine Signatur an, bearbeiten Sie sie und wählen Sie sie für jedes Konto als Standard aus, für neue Nachrichten ebenso wie für Antworten und Weiterleitungen.

In der Outlook-App für iPhone und Android wird die Signatur separat eingestellt, in den Einstellungen der App unter Signatur. Sie übernimmt nicht die Signatur Ihres Computers. Der Editor ist sehr einfach: Text, ohne aufwendiges Layout. Standardmäßig enthält die Signatur einen Werbehinweis für die App. Ersetzen Sie ihn durch das Wesentliche: Name, Position, Unternehmen und Telefonnummer.

Signatur ändern oder löschen

Um eine Signatur zu ändern, öffnen Sie dieselbe Stelle wie beim Erstellen, wählen die Signatur aus, korrigieren sie und speichern. Dabei gilt:

• Bereits gesendete E-Mails ändern sich nicht. Auch ein schon geöffneter Entwurf behält die alte Version: Fügen Sie die Signatur neu ein oder beginnen Sie die Nachricht neu.
• Jede Outlook-Version hat eigene Einstellungen. Eine Änderung im Web erscheint nicht immer in der Desktop-App, und umgekehrt. Prüfen Sie jede Version, die Sie nutzen, und denken Sie an das Smartphone.
• Zum Löschen wählen Sie die Signatur aus und nutzen die Schaltfläche zum Löschen. Prüfen Sie danach, ob die Standardsignatur nicht versehentlich leer geblieben ist.
• Nicht aus Word oder einer Website kopieren. Versteckte Formatierungen verschieben Zeilen und ändern Schriften. Fügen Sie den Text unformatiert ein und setzen Sie Fett und Links im Outlook-Editor.
• Ein kleines Logo, keine Signatur als Bild. Besteht die ganze Signatur aus einem Bild, verschwindet sie bei Empfängern, die Bilder blockieren. Was inhaltlich hineingehört, lesen Sie in unserem Ratgeber Was gehört in eine professionelle E-Mail-Signatur?

Gut zu wissen: In Deutschland gelten geschäftliche E-Mails als Geschäftsbriefe. Für eingetragene Unternehmen gehören deshalb Pflichtangaben hinein, etwa Rechtsform und Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer, bei einer GmbH zusätzlich alle Geschäftsführer. Prüfen Sie nach einer Änderung, dass diese Angaben noch vollständig sind.

Eine einheitliche Signatur für das ganze Team

All diese Einstellungen sind persönlich: Jede Person erstellt ihre eigene Signatur, in jeder Outlook-Version, die sie nutzt. Im Team entstehen so schnell Varianten: altes Logo, veraltete Position, fehlende Nummer. Und jede Änderung am Corporate Design oder an den Pflichtangaben bedeutet, dass alle von vorn anfangen.

In Microsoft 365 hat die Administration mehrere Möglichkeiten. Eine Exchange-Nachrichtenflussregel hängt beim Senden einen Text an die E-Mails an, doch die Absender sehen ihn beim Schreiben nicht, und er landet am Ende des Verlaufs statt unter der Antwort. Ein Outlook-Add-in fügt die Signatur dagegen schon beim Schreiben ein, auf Basis des Unternehmensverzeichnisses. Wie Sie dabei vorgehen, erklärt unser Ratgeber Wie rollen Sie dieselbe Outlook-Signatur für alle Mitarbeitenden aus?

Kurz gesagt

Im neuen Outlook und im Web ändern Sie die Signatur unter Einstellungen, Konten, Signaturen; im klassischen Outlook unter Datei, Optionen, E-Mail, Signaturen; auf dem Mac in den Einstellungen von Outlook; auf dem Smartphone in den Einstellungen der App. Automatisch eingefügt wird eine Signatur nur, wenn sie als Standard festgelegt ist, für neue Nachrichten wie für Antworten und für jedes Konto. Diese Einstellungen bleiben individuell, was im Team schnell unübersichtlich wird. Brandesk erzeugt die Signaturen aus Ihrem Microsoft-365-Verzeichnis und fügt sie über ein Add-in, das die Administration einmal bereitstellt, automatisch in Outlook ein.